Pembahasan topik lanjutan pada tahapan pelaksanaan dan evaluasi mekanisme kerja baru. Pada unit organisasi dengan 2 (dua) level struktur, memastikan kedudukan Jabatan Fungsional dan Pelaksana bertanggung jawab kepada Pejabat Administrator (Pejabat Penilai). Pejabat pada level 1 (JPT Pratama) menetapkan kinerja Pejabat Level II. Selanjutnya memberikan penilaian kinerja dan sekaligus memberikan penugasan. Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas secara individu, Pejabat Fungsional dan Pelaksana dapat melaporkan pelaksanaan tugas secara langsung kepada Pejabat Administrator (level II) setiap minggu. Sedangkan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas secara tim kerja, ditentukan secara peran yang diamanahkan. Sebagai anggota tim, maka melaporkan pelaksanaan tugas kepada ketua tim dan ketua tim, melaporkan pelaksanaan tugas tim kerja kepada Pejabat administrator. Pejabat pada level 1 (JPT Pratama) sewaktu-waktu berwenang meminta laporan kepada ketua tim dan/atau anggota tim kerjanya.
Tahapan pelaksanaan mekanisme kerja, Pertama, penyusunan rincian pelaksanaan. Pejabat fungsional dan pelaksana membuat penjelasan detail pembagian peran dan pelaksanaan kegiatan sebagai salah satu dasar pengusulan keterlibatan pegawai dalam tim kerja. Dokumen penjelasan tersebut dapat termuat dalam bentuk proposal maupun formulir acuan kegiatan yang memuat penjelasan sebagai berikut: a. Latar belakang; b. Maksud dan tujuan permohonan penugasan; c. Dasar hukum; d. Pedoman teknis kegiatan/standar operasional prosedur (SOP); e. Kompetensi, keahlian, dan/atau keterampilan yang dibutuhkan; f. Jenis dan pembagian kerja pelaksana kegiatan; g. Ekspektasi kinerja yang diharapkan; h. Ekspektasi waktu pelibatan; dan Ketersediaan Anggaran. Kedua, Pemantauan Pelaksanaan. Pimpinan organisasi atau ketua tim melakukan perkembangan dan pemberian umpan balik atas pelaksanaan kegiatan untuk memastikan kegiatan dan anggaran dijalankan sesuai dengan rencana. Ketiga, Penyampaian Hasil Pelaksanaan. Pejabat fungsional atau ketua tim menyampaikan hasil pelaksanaan kegiatan kepada pimpinan unit organisasi.
Tahapan akhir evaluasi mekanisme kerja, Pertama, adanya reviu hasil pelaksanaan kegiatan. Pimpinan unit organisasi pemilik kinerja memastikan hasil pelaksanaan kegiatan sesuai dengan target yang diharapkan. Kedua, penyampaian hasil pelaksanaan final. Pelaksanaan kegiatan dinyatakan selesai apabila pimpinan unit organisasi menerima hasil pelaksanaan kegiatan dan dinyatakan telah sesuai dengan target yang diharapkan.
"Rekrutmen tim kerja langkah pertama yang harus diambil untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih adalah orang yang tepat. Memiliki keterampilan dan pengalaman yang dibutuhkan untuk memastikan ekspektasi kinerja tim kerja sesuai yang diharapkan".
Melalui beberapa tahapan tersebut untuk memastikan adanya upaya proses kerja yang efektif dan efisien, memastikan pencapaian tujuan, strategi dan kinerja satuan kerja, serta mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya manusia, dan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Penyesuaian diawali dengan melihat kedudukan kelembagaan baik dari sisi organisasi maupun jabatan menjadi dasar dalam penyesuaian mekanisme kerja dan proses bisnis. Adapun penyesuaian terkait proses bisnis satuan kerja dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan.
Pekanbaru, 15 September 2023
Oleh: Andriandi Daulay
*) Opini ini merupakan pendapat pribadi penulis dan bukan cerminan sikap instansi tempat penulis bekerja
Tidak ada komentar:
Posting Komentar